Ein Digitalisierungsprojekt ist sehr vielfältig und die Herausforderung besteht darin, das Projekt in seiner gesamten Komplexität auf Kurs zu halten. Das hört sich im ersten Schritt sehr einfach an. Oft scheitert das Monitoring und Controlling eines Digitalisierungsprojekts jedoch an den einfachsten Grundlagen: den richtigen Kennzahlen und einem professionellen Reporting-Tool.
Der Projektmanager haben keinen Zugriff auf KPIs oder Echtzeitdaten, weil Ihre Unternehmen nicht die passenden Technologien im Einsatz haben. Stattdessen wird bis zu einem Tag Aufwand pro Monat investiert, um Berichte manuell zu erstellen. (Studie PMI 2020)
Erfahrungsgemäß wird beim Monitoring und Controlling gern auf Excel-Listen zurückgegriffen. Auch wenn sich Excel in fast allen Bereichen anwenden lässt, stößt es beim Projektcontrolling oft an seine Grenzen, da Excel schlichtweg nicht für das Projektmanagement gemacht wurde. Je komplexer das Projekt ist, desto mehr Informationen brauchen Sie und desto klarer müssen diese aufbereitet sein. Hier kommt Excel jedoch deutlich an seine Grenzen und die ursprünglich als „einfach und schnell“ aufgebauten Excel-Listen werden schnell unübersichtlich und fehleranfällig.
Genau hier setzen Business Intelligence (BI) Tool an: sie schaffen Überblick und ermöglichen somit die Kontrolle über ein Digitalisierungsprojekt zu behalten.
Welche Vorteile bieten Ihnen BI Tools?
- Ein Business Intelligence Tool ist ein System, das Daten aus verschiedenen Quellen aufnimmt und sie in Tabellen und Diagrammen visualisiert, sodass die Informationen leichter zu verstehen und zu analysieren sind.
- Kennzahlen und Diagramme werden gebündelt, klar strukturiert und leicht verständlich in Dashboards zusammengefasst, wodurch die Komplexität Ihres Digitalisierungsprojekts erheblich reduziert wird und Sie zudem visuell vergleichbare Informationen erhalten.
- Wichtige Informationen werden eindeutig vermittelt, sodass schnell und effektiv Entscheidungen getroffen werden können.
- Durch die Nutzung eines professionellen BI Tools wird sichergestellt, dass die Fehleranfälligkeit, die sich möglicherweise aus verschieden zusammenkopierten Listen ergibt, ausgeschlossen wird.
Bekannte BI Tools sind beispielsweise Power BI, Tableau, Google Data Studio, Thoughtspot oder auch ProWorkflow.
Ein häufig verwendetes BI Tool ist Power BI, ein Produkt von Microsoft. Der Download ist über die offizielle Webseite von Microsoft kostenfrei möglich. Alle Power BI Dashboards können über den BI-Berichtsserver auch mobil zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Monitoring und Controlling gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einem Digitalisierungsprojekt. Damit das Monitoring und Controlling gelingt, ist es wichtig, dass Sie professionelle Tools einsetzen.
Excel hat sich in vielen Bereichen bewährt, jedoch nicht im Management von Digitalisierungsprojekten, da komplexe Projekte Effizienz, Einfachheit und Transparenz benötigen, idealerweise in Echtzeit.
BI Dashboards mit wichtigen Kennzahlen und Diagrammen zeigen Ihnen die aktuelle Projektlage leicht verständlich auf und sind zudem noch ein effizientes Kommunikations- und Reportingmittel für alle Projektbeteiligten.
Sie möchten eigene unternehmensweite Power BI-Dashboards einführen? Auch hier unterstützen wir Sie jederzeit.
