Digitalisierung trifft Order-to-Cash-Prozess (O2C)

Digitalisierung und Automatisierung haben in den letzten Jahren einen grundlegenden Wandel in zahlreichen Branchen vorangetrieben und auch die Immobilienbranche ist hiervon nicht ausgeschlossen. Insbesondere im Bereich der Prozessautomatisierung eröffnen moderne digitale Lösungen völlig neue Möglichkeiten, um Geschäftsabläufe effizienter, transparenter und zukunftsfähiger zu gestalten. Die Fortschritte in Technologie und Globalisierung haben dazu geführt, dass Unternehmen zunehmend digitalisiert und automatisiert arbeiten.

Ein Bereich, der von diesen Veränderungen besonders profitieren kann, ist der Order-to-Cash-Prozess (O2C). Die Automatisierung dieses Prozesses bietet eine Reihe von Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz, eine reduzierte Fehlerquote und eine verbesserte Kundenbeziehung. Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, um diese Vorteile zu realisieren.

Der O2C-Prozess ist der Kernprozess eines jeden Unternehmens, das Waren oder Dienstleistungen verkauft. Er beginnt, wenn ein Kunde ein Angebot anfordert und endet, wenn die Rechnung für dieses Angebot bezahlt wird. Der Prozess umfasst mehrere Teilprozesse, die in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass der Kunde genau das erhält, was er bestellt hat, und dass das Unternehmen für seine Arbeit bezahlt wird.

Typischerweise umfasst setzt O2C-Prozess die folgenden Schritte:

⇒ Angebotserstellung: Ein potenzieller Kunde interessiert sich für ein Produkt oder eine Dienstleistung. In einem ERP oder ähnlichem System wird ein maßgeschneidertes Angebot basierend auf den Kundendaten und Anforderungen generiert, das dem Kunden digital bereitgestellt wird.

⇒ Auftragsannahme: Wenn der Kunde das Angebot annimmt, wird die Bestellung durch ein Online-Portal oder eine andere digitale Schnittstelle erfasst. Alle Daten fließen automatisch in das ERP oder einem ähnlichen System ein und initiieren den nächsten Schritt.

⇒ Vertragsverwaltung: Die Vertragsdaten werden digital erfasst und automatisch in einem Vertragsmanagement oder ERP-System gespeichert. Dies ermöglicht eine einfache Überwachung von Konditionen und Vertragslaufzeiten.

⇒ Aufwands- und Materialerfassung: Über Apps können beispielsweise der Zeit- oder Materialaufwand erfasst werden. Diese Daten werden in Echtzeit für die Fakturierung benötigt und automatisch in das ERP oder ein ähnliches System eingespeist.

⇒ Rechnungsstellung: Auf Basis der erfassten Daten erstellt das ERP-System automatisch eine Rechnung. Diese wird digital an den Kunden gesendet, oft mit Optionen für Online-Zahlungsmethoden.

⇒ Zahlungseingang: Das ERP-System überwacht eingehende Zahlungen automatisch. Bei Zahlungseingang wird dies vermerkt und die Bestellung als erfüllt markiert. Bei Verzögerungen kann das ERP-System automatisch Mahnungen versenden.

⇒ Kredit- und Forderungsmanagement: Ein integriertes Kreditmanagement-System bewertet das Kreditrisiko des Kunden und überwacht offene Forderungen. Es kann automatisch Maßnahmen einleiten, falls erforderlich.

⇒ Reporting: Schließlich sammelt ein BI-System alle relevanten Daten und erstellt automatisiert Reports. Diese können Einblicke in Verkaufszahlen, Kundenverhalten, Forderungen und mehr bieten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Der O2C-Prozess kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, da er eine Reihe von manuellen Aufgaben beinhaltet. Dazu gehören das Erstellen und Versenden von Angeboten, das Überprüfen von Aufträgen, das Verwalten von Verträgen, das Erfassen von Arbeitszeiten und Material, das Erstellen und Versenden von Rechnungen und das Erstellen von Kundenberichten. Jeder dieser Schritte birgt das Potenzial für Fehler, die zu Verzögerungen, Unzufriedenheit bei den Kunden und Umsatzverlusten führen können.

Die aktuelle Situation in Unternehmen

Trotz der zahlreichen Vorteile, die Digitalisierung und Automatisierung bieten, sind viele Unternehmen nach wie vor auf manuelle Prozesse angewiesen. Die Gründe hierfür sind vielschichtig und komplex.

Teilprozesse wie Angebotserstellung, Bestellungen, Stundenerfassung und Rechnungsstellung sind häufig in unterschiedlichen IT-Systemen angesiedelt, was die effiziente Zusammenarbeit erschwert, da es an notwendigen Schnittstellen mangelt. Dies kann dazu führen, dass Daten in verschiedenen Systemen erfasst oder manuell übertragen werden, wodurch das Risiko von Inkonsistenzen und unvollständigen Informationen steigt. Solche Probleme mit der Datenqualität können wiederum zu Fehlern bei der Abrechnung, finanzieller Unsicherheit und ungenauer Berichterstattung führen.

Ein weiteres Hindernis stellt die fehlende Standardisierung dar. In vielen Unternehmen gibt es keine Einheitlichkeit in den Datenformaten, was die Implementierung von automatisierten Prozessen erheblich erschwert.

Schließlich gibt es in vielen Unternehmen auch ein mangelndes Bewusstsein für die Vorteile der Automatisierung und Digitalisierung. Hinzu kommt eine gewisse Skepsis gegenüber neuen Technologien, die den Übergang zu digitalisierten und automatisierten Prozessen weiter verlangsamen kann.

Die Umsetzung digitalisierter und automatisierter O2C-Prozesse erfordert also nicht nur beträchtliche technologische Investitionen, sondern auch sorgfältige Vorbereitung, Planung und Durchführung. Es handelt sich um ein komplexes Vorhaben, das diverse Schlüsselaspekte berücksichtigen muss:

1. Technologie: Unternehmen benötigen fortschrittliche Softwarelösungen und Systeme, die den Anforderungen an die Automatisierung und Digitalisierung des O2C-Prozesses gerecht werden. Diese können ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), RPA-Tools (Robotic Process Automation), KI-Technologien (Künstliche Intelligenz) und Cloud-basierte Lösungen umfassen.
2. Integrationen: Ein wichtiger Aspekt ist auch die nahtlose Integration und Interaktion dieser Technologien. Hier kommen Schnittstellen ins Spiel, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen ermöglichen. Sie sind entscheidend für den Erfolg von automatisierten Prozessen, da sie eine reibungslose Datenübertragung und -verarbeitung sicherstellen.
3. Prozessanalyse: Unternehmen müssen ihre aktuellen O2C-Prozesse gründlich verstehen und analysieren, um zu erkennen, welche Bereiche automatisiert und digitalisiert werden können und welche Bereiche (vorerst noch) eine manuelle Bearbeitung erfordern.
4. Strategie und Planung: Die Implementierung einer Digitalisierung und Automatisierung erfordert eine klar definierte Strategie und einen detaillierten Implementierungsplan. Diese sollten Aspekte wie Zeitleiste, Ressourcen, Budget und erwartete Ergebnisse abdecken.
5. Mitarbeiterbildung: Da neue Technologien und Prozesse eingeführt werden, müssen die Mitarbeiter entsprechend geschult und unterstützt werden. Sie müssen die neuen Tools und Verfahren verstehen und kompetent in ihrer Anwendung sein.
6. Change Management: Der Übergang zu digitalisierten und automatisierten Prozessen kann erhebliche Veränderungen in der Arbeitsweise eines Unternehmens erfordern. Ein effektives Change-Management ist daher entscheidend, um den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren und die Akzeptanz zu fördern.
7. Datenmanagement und -sicherheit: Mit der Digitalisierung und Automatisierung des O2C-Prozesses gehen erhöhte Anforderungen an das Datenmanagement und die Datensicherheit einher. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie über robuste Systeme und Verfahren zur Datensicherheit und zum Datenschutz verfügen.
8. Kontinuierliche Optimierung: Nach der Implementierung ist es wichtig, die digitalisierten und automatisierten Prozesse kontinuierlich zu überwachen, zu bewerten und zu optimieren, um maximale Effizienz und Effektivität sicherzustellen.

Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung

Dennoch gibt es zahlreiche Vorteile, die diese Herausforderungen weitgehend ausgleichen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor manuell durchgeführt wurden, können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Arbeitskosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.
• Fehlerreduktion: Durch die Reduzierung der manuellen Datenverarbeitung und die Automatisierung von Routineaufgaben können Fehler minimiert und die Genauigkeit verbessert werden.
• Verbesserte Kundenbeziehung: Die Möglichkeit, Kunden genaue und aktuelle Informationen zu liefern, und die Fähigkeit, auf Kundenanfragen schnell und effizient zu reagieren, können die Kundenbeziehung erheblich verbessern.
• Erhöhte Transparenz: Durch die Digitalisierung des O2C-Prozesses können Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Prozesse erhalten und so fundiertere Entscheidungen treffen.

Fazit

Die Automatisierung und Digitalisierung von O2C-Prozessen sind kein fernes Ziel mehr, sondern eine gegenwärtige Realität. Die Technologien, die diese Transformation ermöglichen, sind bereits verfügbar und werden von vielen führenden Unternehmen weltweit genutzt. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Technologien können Unternehmen ihre O2C-Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Digitalisierung und Automatisierung nicht das Ende aller Prozesse bedeuten. Vielmehr bieten sie die Möglichkeit, Prozesse zu verbessern und zu optimieren. Sie erfordern eine fortlaufende Überprüfung und Anpassung, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv und effizient funktionieren. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozess einbeziehen und sie ausreichend schulen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Systeme und Prozesse effektiv nutzen können.

Schließlich ist es entscheidend, dass Unternehmen die Sicherheit ihrer digitalisierten und automatisierten O2C-Prozesse gewährleisten. Dies beinhaltet sowohl den Schutz vor Cyberbedrohungen als auch den Schutz von Kundendaten. Unternehmen müssen daher in geeignete Sicherheitstechnologien investieren und Richtlinien und Verfahren implementieren, um die Sicherheit ihrer digitalisierten und automatisierten Prozesse zu gewährleisten.

Letztendlich wird ein moderner und zukunftsfähiger O2C-Prozess dazu beitragen, dass Unternehmen in einer immer komplexer und globaler werdenden Geschäftswelt wettbewerbsfähig bleiben können.