2 Lösungen für das Immobilien- und Facility Management

Durch wachsende Kundenanforderungen, einen stetig wachsenden Wettbewerbsdruck und zahlreiche neue Technologien ist es für Unternehmen der Immobilien- und Facility-Managementbranche längst an der Zeit, sich systemisch zu professionalisieren: weg von einer fragmentierten Datenhaltung und mangelhaften Datenbasis, hin zu integrativen und modernen Softwarelösungen. Daher entscheiden sich Unternehmen der Immobilienbranche immer öfter für die Einführung eines CAFM oder eines IWMS.

Ein CAFM oder IWMS-System ist zu empfehlen, wenn:

• einheitliche Standards für Prozesse, Dienstleistungen oder zur Entscheidungsfindung genutzt werden sollen.
• Prozesse optimiert werden müssen, da sich beispielsweise Kundenanforderungen oder auch fachliche Anforderungen geändert haben.
• ein einheitliches und unternehmensweites Reporting über verschiedene Liegenschaften, Immobilien, Flächen, technischen Anlagen oder Budgets gewünscht ist.
• verschiedene Softwaresysteme oder andere Datenquellen genutzt werden, sodass Informationen nur sehr aufwendig ausgewertet und zusammengetragen werden können.
• Informationen mehrfach in unterschiedlichen Quellen eingepflegt und aktualisiert werden müssen und die Erstellung der monatlichen Reports sehr zeitaufwendig ist.
• unklar ist, wie das Budget für die nächsten Jahre effektiv verteilt werden kann, da nicht bekannt ist, welche Liegenschaften, Immobilien, Flächen oder Anlagen den höchsten Bedarf haben.
• wenn alle Beteiligten integrativ in einem Softwaresystem arbeiten sollen.

Es gibt noch vielzählige weitere Gründe, die für die Nutzung einer CAFM oder IWMS-Lösung sprechen, vor allem in Hinblick auf Transparenz, Effizienz und Kosteneinsparungen.

Was ist der Unterschied zwischen einem CAFM und IWMS-System?

CAFM steht für „Computer Aided Facilities Management“ (= Computergestütztes Facility-Management). In einem CAFM werden mehrere Facility-Management-Funktionen vereint, die das Flächenmanagement, das Service Management und das Instandhaltungsmanagement umfassen. Hierbei steht die Bereitstellung von Informationen über Einrichtungen und Anlagen in Immobilien, die Unterstützung des technischen Vorgangs- und Prozessmanagements sowie die Budgetplanung und -verfolgung im Vordergrund. Die Prozesse über den gesamten Facility-Lebenszyklus werden somit vereinfacht, beschleunigt und automatisiert.

IWMS steht für „Integrated Workplace Management System” (= integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem). Eine IWMS-Software unterstützt neben den Prozessen des Facility Managements auch die Prozesse des Immobilienmanagements. IWMS-Systeme haben die gleichen Kernfunktionalitäten wie CAFM-Systeme sind jedoch um zusätzliche Module wie beispielsweise Immobilien- und Mietvertragsverwaltung, Inventar- und Raummanagement, Anlagen- und Instandhaltungsmanagement, Reinigungs- und Umweltmanagement und vieles mehr erweitert. Auch spezielle Funktionalitäten für Mitarbeiter, wie Arbeitsplätze reservieren, damit verbundene Service anfordern und Besucher oder Post zu empfangen, können Bestandteile einer IWMS-Lösung sein. Während bei einem CAFM-System mehrere verschiedene IT-Plattformen verwendet werden können, bleibt bei einem IWMS-System alles an einem Ort, da die verschiedenen Module integriert sind.

Für wem ist ein CAFM oder IWMS-System geeignet?

CAFM- oder IWMS-Systeme eignen sich besonders für Unternehmen und Dienstleister im Bereich der Immobilien- und Facility-Managementbranche, die ihre operativen Prozesse optimieren und ihre Datenverwaltung modernisieren möchten. Dabei sind diese Systeme sowohl für kleine als auch für große Unternehmen attraktiv, wobei der Funktionsumfang von IWMS besonders für größere Unternehmen mit vielfältigen und komplexen Anforderungen von Vorteil ist.

1. Wohnungswirtschaftsunternehmen:
   Unternehmen der Wohnungswirtschaft können durch den Einsatz von CAFM- oder IWMS-Systemen einen klaren Überblick über ihre Liegenschaften, Flächen und technischen Anlagen gewinnen und die Verwaltung von Mietverträgen, Instandhaltung und Budgets effektiv steuern.
2. FM-Dienstleister:
   Für FM-Dienstleister, die diverse Dienstleistungen rund um Gebäude und Anlagen anbieten, ermöglichen diese Systeme ein effizientes Service Management, eine präzise Budgetplanung und ermöglichen die Automatisierung von Routineprozessen.
3. Unternehmen mit umfangreichem Immobilienbestand:
   Unternehmen mit zahlreichen Liegenschaften und umfangreichem Immobilienbestand profitieren von der zentralisierten Datenhaltung und der Möglichkeit, alle relevanten Informationen in Echtzeit abzurufen und zu analysieren.
4. Öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen:
   Auch für öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen, die Transparenz und Effizienz in der Verwaltung von Gebäuden und Anlagen sicherstellen müssen, bieten CAFM und IWMS praktikable Lösungen.

Durch die Implementierung eines CAFM- oder IWMS-Systems können alle diese Einrichtungen und Unternehmen Prozesse optimieren, Kosten einsparen, und letztendlich eine höhere Servicequalität erreichen. Dabei sollte basierend auf den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens die passende Lösung ausgewählt werden.

Fazit

Ein CAFM und IWMS-System ähneln sich erkennbar in ihren Kernfunktionalitäten. Das IWMS umfasst allerdings weitaus mehr Funktionalitäten und deckt somit mehr Unternehmens- wie Immobilien und Facility Managementprozesse ab, die gerade bei größeren Unternehmen und deren komplexen Auftragsabwicklung gefordert und notwendig sind. Auch hängt die Entscheidung, ob es ein CAFM oder IWMS-System sein soll, von den Unternehmensanforderungen ab, insbesondere von der Strategie und den Soll-Prozessen.

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