Transformation von SAP: Vom ERP zum CAFM-System
Umsetzungszeitraum: 2019 bis 2020
Projektart: IT- und Organisationsprojekt
Teamgröße: 40 interne und externe Teammitglieder
Einsatzort: deutschlandweit
Herausforderung
Ein Unternehmen aus der deutschen Industrie setzte SAP RE-FX ein, um sein Immobilienportfolio und die zugehörigen Mietverträge zu managen. Ziel war es, die Prozesse im Facility Management umfassend zu optimieren und zu digitalisieren. Damit sollten Kosten gesenkt, die Arbeitseffizienz gesteigert und die Zufriedenheit von Nutzern und Mietern verbessert werden. Anstatt auf externe CAFM-Systeme zurückzugreifen, entschied sich das Unternehmen, SAP RE-FX so zu erweitern, dass es ebenfalls als CAFM-System verwendet werden kann.
In meiner Rolle als externe Projektmanagerin wurde ich hinzugezogen, um den Kunden in diesem anspruchsvollen Vorhaben zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Transformation von SAP RE-FX reibungslos verläuft.
Die bisherige Trennung von Informationen und Dokumenten zum Immobilienmanagement und Facility Management führte jedoch zu zahlreichen Problemen. So kam es zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Datenredundanzen und Kommunikationsbrüchen. Eine einheitliche Sicht auf alle Aktivitäten war nicht möglich, was die Optimierung der Betriebsprozesse erschwerte. Es mangelte an Transparenz bei den Instandhaltungskosten, was zu unerwarteten Ausgaben und Budgetüberschreitungen führte. Auch die Integration von Vertrags- und Dokumentenmanagement war unzureichend, was die Verwaltung und das Management erschwerten.
Letztlich gab es keine Tools, um übergeordnete Berichte zu erstellen oder genaue Analysen im Bereich des Facility Managements durchzuführen. Dies erschwerte es, einen klaren Überblick über die Gebäudenutzung und -instandhaltung zu gewinnen und somit überlegte Entscheidungen, beispielsweise für eine langfristige Planung, verbesserte Nutzung der vorhandenen Einrichtungen und Kostenoptimierung, zu treffen.
Lösung
Als externe Managerin übernahm ich die Leitung eines 40-köpfigen Teams, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, um die komplexen Herausforderungen der Transformation von SAP RE-FX zu einem CAFM-System zu meistern.
Ein Hauptaugenmerk lag auf dem Stakeholder-Management, um die Erwartungen und Bedürfnisse aller Beteiligten zu verstehen und aktiv zu steuern. Durch regelmäßige Abstimmungen und transparente Kommunikation wurde sichergestellt, dass alle Stakeholder stets informiert waren und ihre Anforderungen im Projekt berücksichtigt wurden.
Das Eskalations- und Kommunikationsmanagement bildete einen weiteren Schwerpunkt im Projektverlauf. Kommunikationskanäle und -prozesse wurden eingerichtet, um Informationen effizient auszutauschen und potenzielle Probleme schnell lösen zu können. Für Eskalationen wurden verschiedene Vermittlerrollen im Projekt installiert, die eine schnelle und zufriedenstellende Lösung für alle Parteien fanden.
Um die Einführung neuer Prozesse und Arbeitsweisen optimal zu begleiten, wählten wir eine speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen unseres Kunden zugeschnittene Projektmanagement-Methode. Diese hybride Herangehensweise kombinierte Elemente aus agilen Methoden wie Scrum für Flexibilität und Schnelligkeit mit traditionellen Projektmanagement-Praktiken, um Struktur und Klarheit zu gewährleisten.
Die Veränderung der Arbeitsweisen durch neue Prozesse unterstützten wir durch verschiedene Change-Management Veranstaltungsformate. Workshops, Schulungen und Informationsveranstaltungen halfen dem Team und den Stakeholdern, sich schnell auf die neuen Gegebenheiten einzustellen und die Vorteile der Veränderungen zu erkennen.
Durch diese gezielten Maßnahmen konnte ich als externe Projektmanagerin nicht nur die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sichern, sondern auch die Zufriedenheit und Akzeptanz aller Beteiligten steigern.
Fachlich legten wir den Fokus auf Lösungen, die sowohl auf die in der Problemstellung skizzierten Herausforderungen als auch auf die Zielsetzungen des Unternehmens abgestimmt waren.
Zunächst fokussierten wir uns auf die Optimierung der Arbeitsabläufe. Durch eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse identifizierten wir Ineffizienzen und führten bewährte Methoden ein, um diese zu eliminieren. Dies trug maßgeblich zur Reduktion von Datenredundanzen und Kommunikationsbrüchen bei, die zuvor die Arbeitseffizienz beeinträchtigt hatten.
Gleichzeitig arbeiteten wir daran, eine einheitliche Datenbasis in SAP RE-FX zu schaffen, indem wir die bisher getrennt gehaltenen Informationen und Dokumente zum Immobilien- und Facility Management zusammenführten. Dies ermöglichte eine konsolidierte Sicht auf alle relevanten Aktivitäten, erleichterte die Optimierung der Betriebsabläufe und steigerte die Transparenz im gesamten Prozess.
Um die Transparenz speziell bei den Instandhaltungskosten zu erhöhen und unerwartete Ausgaben sowie Budgetüberschreitungen zu verhindern, integrierten wir ein bereits vorhandenes externes Reporting- und Analysetool in SAP über eine Schnittstelle. Dadurch war es möglich, dass verantwortliche Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen einheitliche Reports nutzen konnten, die auf einer konsistenten Datenbasis basierten. So ließ sich kurzfristig ein klarer Überblick über Gebäudenutzung und -instandhaltung gewinnen, der als solide Grundlage für fundierte Entscheidungen und langfristige Planungen diente.
Des Weiteren optimierten wir die das Vertrags- und Dokumentenmanagement in SAP RE-FX, um die Verwaltung und das Management von Mietverträgen und anderen relevanten Dokumenten zu vereinfachen. Dies führte nicht nur zu einer effizienteren Bearbeitung, sondern auch zu einer verbesserten Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit der Dokumente.
Insgesamt hat die Transformation von SAP RE-FX zu einem CAFM-System nicht nur die internen Prozesse und Arbeitsweisen optimiert, sondern auch einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen geschaffen, indem es nun in der Lage ist, effizienter zu arbeiten und besser informierte Entscheidungen zu treffen.
