Implementierung IWMS System und Optimierung von Prozessen.
Herausforderung
Der Markt für FM-Dienstleistungen ist sehr wettbewerbsintensiv und FM-Dienstleister müssen sich von ihren Konkurrenten abheben, um erfolgreich zu sein. Die Vielzahl der Herausforderungen ist groß:
- FM-Verträge werden zunehmend komplexer und erfordern ein hohes Maß an Fachwissen und Erfahrung sowie klare Kommunikation zwischen Kunden und FM-Dienstleistern.
- FM-Dienstleister müssen flexibel sein und sich schnell an die sich ändernden Anforderungen ihrer Kunden anpassen.
- Kunden erwarten eine hohe Transparenz in der Zusammenarbeit mit FM-Dienstleistern, einschließlich detaillierter Informationen über erbrachte Dienstleistungen, eingesetzte Ressourcen und Kosten.
- FM-Dienstleister müssen sicherstellen, dass ihre Arbeit den Kundenerwartungen entspricht und eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Prozesse durchführen, um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern.
Die Herausforderungen, die FM-Dienstleister heutzutage zu bewältigen haben, werden durch den Mangel an Digitalisierung verstärkt. Ohne digitale Lösungen und Prozesse haben es FM-Dienstleister schwer, mit den sich stetig wandelnden Anforderungen ihrer Kunden Schritt zu halten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat auch unser Kunde erkannt, dass eine Implementierung eines neuen Integrated Workplace Management Systems (IWMS) notwendig ist. Durch das neue IWMS-System soll die Zusammenarbeit mit Kunden transparenter, die Qualität der Arbeit gesteigert und die Komplexität der FM-Verträge reduziert werden. Gleichzeitig soll das neue IWMS-System die Wettbewerbsfähigkeit des Kunden stärken, indem es dem Unternehmen eine bessere Datengrundlage und eine höhere Effizienz bei der Erbringung von Dienstleistungen bietet. Damit strebt unser Kunde eine zukunftsfähige Basis für eine effiziente Digitalisierung an, um weitere moderne Technologien stärker in die IWMS-Prozesse zu integrieren, die Digitalisierung voranzutreiben und den Kunden ein besseres Serviceerlebnis zu bieten.
Lösung
Eine wichtige Entscheidung war, das IWMS-System nah am Standard einzuführen und grundlegende Branchenstandards des Immobilien- und Facility Management, wie integrierte Prozesse und vorkonfigurierte Workflows zu nutzen. Ausgewählte Anforderungen des Fachbereichs wurden ergänzt, wodurch ein Basissystem geschaffen wurde, das zu 80% auf einem Standard aufsetzt, doch ausreichend Individualität zulässt, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Nicht nur die Implementierungszeit wurde dadurch erheblich reduziert. Zudem liefert dieser Ansatz wichtige Skaleneffekte, wenn es darum geht, das IWMS-System in weitere Unternehmensbereiche zu integrieren. Das IWMS-System bleibt release-fähig und Systemkomponenten können nach einheitlichen Maßstäben schnell integriert werden, was zukünftig Entwicklungskosten stark reduziert.
Durch die vollständige Remote-Durchführung des Projekts und die Arbeit in crossfunktionalen Teams konnte das IWMS-Projekt erfolgreich umgesetzt werden. Mithilfe von vorhandenen digitalen Projektmanagement-Tools wurde das Projekt effizient und strukturiert durchgeführt. Die Zusammenarbeit in crossfunktionalen Teams, bestehend aus IT- und Fachexperten unterschiedlicher Abteilungen und Regionen sowie externen Dienstleistern, trug wesentlich zur optimalen Nutzung der Ressourcen bei und ermöglichte es, das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Das Projekt wurde in Phasen umgesetzt, das bedeutet, dass sich jeder Phase auf wichtige Kernmodule und Fachprozesse fokussiert wurde, um wichtige Unternehmensziele und Standards zu erreichen. Durch eine fokussierte Vorgehensweise wurden Kosten, Ressourcen und Energien bestmöglich auf die Erreichung dieser Ziele ausgerichtet, um Fehlinvestitionen und ein Auseinanderdriften der Ressourcen zu vermeiden. Die Fachabteilung, Anwender und der Service Desk erhielten zudem die Chance, sich mit dem neuen IWMS-System vertraut zu machen und sukzessive in Arbeits- und Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Die Organisation wurde zu einer lernenden Organisation, lange Einführungszeiträume vermieden und Fachabteilungen sowie Anwender nicht überfordert.
Für eine erfolgreiche Implementierung des IWMS-Systems war ein entscheidender Faktor das Change-Management. Es wurden verschiedene Formate eingesetzt, die für alle Mitarbeiterinnen und Stakeholder zugänglich waren. Ein prioritäres Ziel des Projekts war die vollständige Transparenz. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden Informationsveranstaltungen organisiert, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Anwender und Abteilungen zugeschnitten waren. Eine neue Projektwebseite mit regelmäßigen Updates und ein Teams-Kanal für den offenen Austausch wurden ebenfalls eingerichtet. Diese Maßnahmen trugen dazu bei, Bedenken und Ängste der Mitarbeiter aufzugreifen und zu beseitigen, was zu einer höheren Akzeptanz und einem reibungsloseren Übergang in den Arbeitsalltag führte. Das Change-Management war somit ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts.
