Immobilienprozesse sind der versteckte Motor eines Unternehmens – oder ein Bremsklotz. Automatisierung und smarte Tools machen sie zum echten Business-Treiber.
21. Januar 2025

Integrierte und automatisierte Immobilien- und FM-Prozesse

Immobilien sind mehr als nur Gebäude oder technische Anlagen – sie sind strategische Vermögenswerte, die Unternehmen Wachstum und Stabilität bieten können. Doch allzu oft bleiben diese Potenziale ungenutzt. Ausgebliebene Instandhaltungen, manuelle Prozesse und isolierte Datenstrukturen verhindern, dass Immobilien zur Wertsteigerung beitragen.

Viele Unternehmen, deren Erfolg von Immobilien abhängt – sei es als Kerngeschäft oder als kritische Infrastruktur – stecken in einem Kreislauf aus hohen Kosten, fehlender Transparenz und reaktiven Maßnahmen fest. Doch die Lösung kann recht einfach sein: Integration und Automatisierung.

Stellen Sie sich vor, Ihre Immobilien arbeiten mit Ihnen, nicht gegen Sie. Nebenkostenabrechnungen werden präzise und in Minuten erstellt, Wartungen erfolgen, bevor Schäden entstehen, und Flächen werden optimal genutzt. Klingt wie Zukunftsmusik? Ist es aber nicht, denn die Realität zeigt, passende Tools und Technologien dafür sind heute schon vorhanden – doch Unternehmen setzen sie nicht richtig ein.

Traditionelles Immobilien- und Facility-Management kostet Geld und Nerven

In über 70 % der Immobilien- und FM-Prozesse schlummert enormes Optimierungspotenzial. Doch oft laufen diese Prozesse eher nebeneinander als miteinander. Das Ergebnis sind hohe Kosten, ungenutzte Potenziale und unnötiger Stress. Zudem entsteht ein Domino-Effekt – ein ineffizienter Bereich zieht die anderen mit.

Hier sind einige Problemfelder:

Fehlende Verbindung zwischen strategischen und operativen Prozessen

Ein Immobilienportfolio mag strategisch gut geplant sein, doch wenn operative Prozesse – wie Instandhaltung, Energiemanagement oder Flächenmanagement – nicht mit den strategischen Zielen verknüpft sind, bleibt das Potenzial unausgeschöpft. Daten zu Mietverträgen oder Flächennutzung liegen oft in getrennten Systemen. Entscheidende Zusammenhänge bleiben verborgen, und es entstehen unnötige Kosten, z. B. durch schlecht genutzte Räume.

Daten, die im Verborgenen bleiben

Immobilien generieren täglich riesige Mengen an Daten zu Verbräuchen, Belegungsraten, Instandhaltungsprotokolle, Wartungszyklen und mehr. Doch diese Informationen bleiben oft in Silos oder auf dem Papier hängen. Ohne klare Verknüpfungen und Analysen werden Einsparungen oder Optimierungen übersehen. Es bleibt beispielsweise unklar, ob technische Ausfälle wegen Überalterung, ineffizienter Nutzung oder technischer Fehler verursacht wurden.

Zeitverluste durch manuelle Abläufe

Viele Prozesse – wie Vertragsverlängerungen, Nebenkostenabrechnungen oder Wartungsplanungen – werden immer noch manuell erledigt. Diese Aufgaben kosten nicht nur viel Zeit, sondern sind auch fehleranfällig. So werden Nebenkostenabrechnungen beispielsweise mit falschen Verbrauchsdaten oder falschen Flächeninformationen erstellt, was zu Beschwerden und zusätzlichen Verwaltungsaufwänden führt, um die Fehler zu korrigieren.

Reaktive statt proaktive Wartung

In vielen Unternehmen laufen Wartungsarbeiten nach dem Feuerwehr-Prinzip ab: Reparaturen und Inspektionen werden erst dann angegangen, wenn ein akutes Problem auftritt oder etwas schon kaputt ist. Hohe Reparaturkosten, vermeidbare Ausfallzeiten und Frustration bei Mietenden oder Mitarbeitenden entstehen, wenn zentrale Systeme wie die Heizungsanlage im Winter plötzlich ausfallen – oft, weil eine Wartung oder Inspektion nicht rechtzeitig durchgeführt wurden.

Die Lösung: Prozesse verknüpfen, automatisieren und optimieren.

Durch den gezielten Einsatz moderner Technologien und Tools können Immobilien- und Facility-Management-Prozesse effizient und nachhaltig gestaltet werden:

  • Prozesse verknüpfen: Strategische und operative Prozesse miteinander verbinden, um ganzheitliche Entscheidungen zu treffen.
  • Automatisieren: Zeitaufwändige manuelle Aufgaben digitalisieren, um Fehler zu reduzieren.
  • Optimieren: Datenanalysen nutzen, um Einsparpotenziale zu identifizieren, Ressourcen effizient einsetzen und Transparenz schaffen.

Wie Automatisierung die Spielregeln verändert

Integrierte und automatisierte Prozesse eröffnen neue Möglichkeiten, Immobilien effizienter und profitabler zu verwalten und zu bewirtschaften. Hier einige Beispiele:

Vorausschauende Wartung

In einem Bürogebäude überwachen Sensoren die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlage. Sie messen kontinuierlich Parameter wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Energieverbrauch. Sensoren erkennen, dass die Lüftungsanlage ungewöhnlich hohe Energie verbraucht. Eine Analyse zeigt auf, dass ein Lüftermotor verschleißt und bald ausfallen könnte.

Ein Wartungstool benachrichtigt den zuständigen Techniker und stellt eine detaillierte Fehlerbeschreibung sowie konkrete Wartungsempfehlungen bereit. Gleichzeitig werden die benötigten Ersatzteile automatisch bestellt, und der Wartungseinsatz wird abhängig von der Lieferzeit in einem Zeitfenster mit minimaler Gebäudenutzung, beispielsweise nachts, effizient geplant.

Nach der Reparatur analysiert das Wartungstool die Energieeffizienz der Anlage und gibt Empfehlungen für weitere Verbesserungen, z. B. den Austausch älterer Komponenten, um den Energieverbrauch langfristig zu senken.

Das Ergebnis:

  • teure Ausfallzeiten werden vermieden
  • Wartungskosten sinken um bis zu 30 %, da nur bei Bedarf eingegriffen wird
  • die Lebensdauer der Anlagen verlängert sich, und ungeplante Störungen werden fast vollständig eliminiert
Automatisierte Abrechnungen – präzise und schnell

In einem Wohn- und Gewerbekomplex werden Verbrauchsdaten wie Heizungs- und Wasserverbrauch, Stromnutzung oder gemeinsam genutzte Flächen durch intelligente Zähler und Sensoren in Echtzeit erfasst. Ein KI-basiertes System analysiert diese Daten kontinuierlich und prüft sie auf Plausibilität und Abweichungen.

Sobald der Abrechnungszeitraum endet, kombiniert das System automatisch alle relevanten Verbrauchsdaten mit den hinterlegten Mietverträgen und Flächenangaben. Dabei berücksichtigt es spezifische Vertragskonditionen, wie Staffel- oder Pauschalmieten, sowie gesetzliche Vorgaben.

Die Nebenkostenabrechnungen werden ohne manuelle Eingriffe erstellt und dem Mieter direkt bereitgestellt. Gleichzeitig werden auffällige Abweichungen, wie ungewöhnlich hohe Verbrauchswerte, an das Gebäudemanagement gemeldet, um frühzeitig auf mögliche Probleme wie defekte Geräte oder Leckagen hinzuweisen.

Auf Basis der Echtzeitdaten erkennt das System ineffiziente Ressourcennutzung, z. B. bei Heizkosten in Gemeinschaftsräumen, und gibt Empfehlungen zur Energieeinsparung. Für die Flächenplanung wird die Auslastung von Büro- und Gewerbeflächen analysiert, um zukünftige Vermietungen effizienter zu gestalten.

Das Ergebnis:

  • bis zu 70 % schnellere Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
  • Fehler werden nahezu eliminiert, was die Zufriedenheit von Mietern erhöht
  • mehr Transparenz für Mieter und Eigentümer
Intelligente Energieoptimierung – ESG-Ziele mit Leichtigkeit erreichen

Gebäude sind für etwa 40 % des weltweiten Energieverbrauchs verantwortlich – ein riesiges Einsparpotenzial, das bislang in vielen Immobilienportfolios ungenutzt bleibt. Smarte Technologien können hier ansetzen: Ein modernes Bürogebäude zeigt, wie ein intelligentes Energiemanagementsystem mit Sensoren und KI Energieflüsse in Echtzeit überwacht und nachhaltig optimiert.

Das Energiemanagementsystem kombiniert Daten aus verschiedenen Quellen, z. B. aktuelle Belegungsraten der Büros, Wettervorhersagen und dynamische Energiepreise. So wird beispielsweise die Heiz- und Klimaanlage angepasst, um nur in genutzten Bereichen des Gebäudes optimale Temperaturen zu gewährleisten.

Bei steigenden Energiepreisen am Nachmittag regelt das System die Beleuchtung und Klimatisierung in wenig genutzten Räumen automatisch herunter. Gleichzeitig speichert ein Batteriesystem überschüssige Energie aus der Photovoltaikanlage, um diese in Spitzenzeiten zu nutzen.

KI wertet langfristige Nutzungsdaten aus und gibt Empfehlungen, wie die Energieeffizienz weiter gesteigert werden kann, z. B. durch die Installation zusätzlicher Solarmodule oder die Umstellung auf intelligente Fensterläden zur besseren Wärmeregulierung.

Das Ergebnis:

  • bis zu 30 % niedrigere Energiekosten
  • durch CO₂-Reduktion werden ESG-Ziele unterstützt
  • Nachhaltigkeit wird zum Wettbewerbsvorteil
Flächen optimal nutzen

Ein Unternehmen betreibt einen Campus mit mehreren Bürogebäuden, Konferenzräumen und Gemeinschaftsflächen. Die Verwaltung stellt fest, dass viele Räume häufig ungenutzt bleiben, während gleichzeitig zusätzliche Büroflächen extern angemietet werden.

Mithilfe von Sensoren wird die Belegung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Gemeinschaftszonen in Echtzeit erfasst. Diese Daten werden in einem digitalen Flächenmanagement-Tool gesammelt und analysiert, um die tatsächliche Nutzung sichtbar zu machen.

Das Flächenmanagement-Tool identifiziert automatisch Bereiche mit geringer Auslastung, wie z. B. Besprechungsräume, die regelmäßig reserviert, aber nicht genutzt werden. Es schlägt basierend auf den analysierten Daten vor, diese Flächen flexibler zu gestalten – etwa durch Umwidmung in flexible Arbeitsbereiche oder Co-Working-Spaces.

Die gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um die Raumplanung zu verbessern. Arbeitsplätze werden dynamisch zugewiesen, sodass weniger Fläche benötigt wird. Gleichzeitig erhalten Facility Manager Empfehlungen, wie sie ungenutzte Flächen effektiv umgestalten können, z. B. als Gemeinschaftsbereiche oder rentable Vermietungsflächen.

Das Ergebnis:

  • Leerstände werden reduziert, Betriebskosten gesenkt
  • Mietkosten sinken um bis zu 15 %
  • Mitarbeitende profitieren von besser genutzten Arbeitsbereichen

Doch warum bleibt die Automatisierung oft ein Traum für viele Unternehmen?

Die Beispiele zeigen eindrucksvoll, welches Potenzial in der Integration und Automatisierung liegt – aber warum schaffen es viele Unternehmen trotzdem nicht, diese Chancen zu nutzen? Oft liegt es nicht am Willen, sondern an den Hindernissen auf dem Weg dorthin. Fehlende Strategie, unpassende Technologien und die Angst vor zu komplexen Projekten stehen im Weg. Hinzu kommt der Druck, alles sofort umsetzen zu wollen, was schnell zu Überforderung führt.

Statt blind auf Tools zu setzen und unstrukturiert Prozesse zu digitalisieren, setzen wir auf eine einfache und schnelle Vorgehensweise mit klarem Fokus auf die Ziele unserer Kunden.

  • Analyse aktueller Prozesse: Wir identifizieren Schwachstellen und ungenutzte Potenziale.
  • Umsetzung mit schneller Wirkung: Wir starten mit kleinen, skalierbaren Lösungen, die schnelle Ergebnisse liefern.
  • Schrittweise Skalierung: Erfolgreiche Ansätze werden systematisch auf das gesamte Portfolio ausgedehnt – für maximale Wirkung.

Automatisierung muss kein Mammutprojekt sein. Mit einer fokussierten Herangehensweise lassen sich echte Verbesserungen Schritt für Schritt erreichen – ohne unnötige Komplexität.

Fazit: Immobilien verdienen mehr als Stillstand

Immobilienprozesse sind oft der versteckte Motor eines Unternehmens – oder ein Bremsklotz, wenn Potenziale ungenutzt bleiben. Die Integration und Automatisierung, der Einsatz vonn smarten Tools und modernen Technologien erhöhen deutlich die Chance, Immobilien nicht nur effizienter zu managen, sondern sie in einen echten Business-Treiber zu verwandeln.

Die Technologien dafür sind schon da. Die Frage ist: Sind Sie bereit dafür?

Jetzt ist der Moment, an dem Sie entscheiden, ob Ihre Immobilien Kosten verursachen oder Werte schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam den ersten Schritt gehen und die Möglichkeiten entdecken, die schon heute auf Sie warten.

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