Externe Experten – eine Rettung oder eine teure Illusion?

Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Sie ist teuer, komplex und fordert Unternehmen immer wieder heraus. Wer die vielzähligen digitalen Themen nicht allein bewältigen kann – oder will – holt sich externe Berater, Interim Manager oder Dienstleister ins Haus. Ein kluger Schritt, oder?

In der Theorie ja. In der Praxis führt das jedoch oft zu Frust auf beiden Seiten.

Denn während die Externen mit klaren Lösungen und Strategien antreten, sieht die Realität in vielen Unternehmen anders aus:

• Digitalthemen und gestartete Projekte stecken fest, weil es zu viele Meetings, aber keine Entscheidungen gibt.
• Externe Experten sollen Innovationen vorantreiben, müssen aber stattdessen interne Widerstände moderieren.
• Die Projekte ziehen sich in die Länge, werden teurer und am Ende passiert… nichts.

Das Problem? Es sind nicht die externen Experten, sondern die fehlenden Voraussetzungen im Unternehmen selbst. Denn wer Externe ins Boot holt, muss dafür sorgen, dass sie auch rudern können.

Die Gründe? Unklare Ziele, endlose Abstimmungsrunden, fehlende interne Ressourcen und widersprüchliche Anforderungen. Die Experten liefern – doch niemand setzt es um. Am Ende bleibt das Unternehmen dort stehen, wo es angefangen hat.

Und das passiert häufiger, als Sie denken.

Laut verschiedener Studien scheitern über 70 % aller digitalen Transformationsprojekte – nicht wegen schlechter Strategien, sondern wegen mangelnder interner Voraussetzungen.

Die gute Nachricht: Das lässt sich ändern.

Hier sind die häufigsten Blockaden – und wie Sie sie vermeiden:

1. Unklare Ziele – „Macht mal Digitalisierung“ reicht nicht

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen engagiert eine externe Beratungsfirma, um eine Digitalstrategie für das Facility Management zu entwickeln. Die Vorgabe von oben lautet: „Wir müssen digitaler werden.“ Doch was bedeutet das konkret? Geht es um die Automatisierung von Prozessen, die Senkung von Betriebskosten oder eine bessere Nutzerkommunikation?

Die Berater analysieren Prozesse, sprechen mit internen Stakeholdern und entwickeln konkrete Lösungsansätze. Doch ohne klare interne Prioritäten und messbare Ziele bleibt die Strategie nur ein theoretisches Konstrukt, das unscharf ist und nicht umgesetzt wird.

Was Sie tun können:

✅ Definieren Sie vorab, welches Problem gelöst werden soll und welche Veränderungen Sie erwarten. Eine Digitalstrategie funktioniert nur, wenn sie auf konkrete Geschäftsziele ausgerichtet ist – möchten Sie Betriebskosten senken, Prozesse automatisieren oder die Kommunikation verbessern?

✅ Setzen Sie messbare Erfolgskriterien – was zeigt, dass sich der Einsatz gelohnt hat?

✅ Ernennen Sie einen internen Verantwortlichen, der das Projekt steuert und Entscheidungen trifft. Dieser sollte nicht nur als Ansprechpartner für externe Berater dienen, sondern auch intern die Priorisierung und Umsetzung der Strategie aktiv vorantreiben.

2. Zu viele Abstimmungen – Externe warten, während intern diskutiert wird

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen möchte eine digitale Plattform für das Instandhaltungsmanagement einführen. Die externen Experten haben eine erste Version erarbeitet und einen klaren Umsetzungsplan vorgeschlagen. Doch bevor es losgehen kann, müssen fünf Abteilungen, zwei Gremien und die Geschäftsführung zustimmen. Da es keine zentrale Entscheidungsinstanz gibt, sammeln sich immer neue Änderungswünsche – und jede Entscheidung dauert Wochen.

Meetings, Gremien, Zustimmungen – während intern noch diskutiert wird, verlieren Projekte an Tempo und Relevanz. Die Externen stehen in der Warteschleife, die Kosten steigen.

Was Sie tun können:

✅ Entscheidungskompetenzen bündeln – nicht jede Abteilung muss alles absegnen. Schaffen Sie eine zentrale Entscheidungsinstanz, z. B. ein Steuerungsteam oder eine digitale Taskforce, um Änderungswünsche effizient zu kanalisieren.

✅ Mit Pilotprojekten starten, statt Perfektionismus anzustreben. Setzen Sie auf ein Minimum Viable Product (MVP) oder eine erste Testversion, um frühzeitig Erkenntnisse zu gewinnen und lange Abstimmungsprozesse zu vermeiden.

✅ Klare Deadlines setzen: Wer sich nicht rechtzeitig äußert, akzeptiert den Vorschlag. Ergänzen Sie agile Sprints, um Entscheidungen regelmäßig zu überprüfen und flexibel auf neue Erkenntnisse zu reagieren.

3. Fehlende interne Ressourcen – Externe liefern, aber keiner setzt es um

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen hat mit externen Experten eine neue digitale Prozesslandschaft konzipiert. Der Plan steht, die wichtigsten Technologien sind ausgewählt, und das Management ist überzeugt. Doch als es an die Umsetzung geht, zeigt sich: Die internen Teams sind bereits voll ausgelastet, die IT-Abteilung hat keine Kapazitäten für die Integration, und es gibt niemanden, der das Projekt vorantreibt. Das Ergebnis? Verzögerungen, steigende Kosten – und am Ende passiert nichts.

Was Sie tun können:

✅ Vorab klären: Wer setzt die Inhalte intern um? Gibt es genug Kapazitäten? Falls interne Ressourcen fehlen, sollte frühzeitig ein Umsetzungsplan entwickelt werden, der Verantwortlichkeiten klar definiert.

✅ Falls keine internen Ressourcen vorhanden sind, Externe nicht nur für die Strategie, sondern auch für die Umsetzung einplanen. Dabei darauf achten, dass sie nahtlos mit internen Teams zusammenarbeiten und Wissenstransfer stattfindet.

✅ Mitarbeiter gezielt aus dem Tagesgeschäft herausnehmen, um digitale Projekte voranzutreiben. Falls das nicht möglich ist, interne Prozesse so umstrukturieren, dass Kapazitäten für die Umsetzung frei werden.

4. Widersprüchliche Anforderungen – Jeder will etwas anderes

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen möchte ein CAFM-System zur Digitalisierung und Optimierung von Facility-Management-Prozessen einführen. Die externen Experten sprechen mit allen Abteilungen – und bekommen völlig unterschiedliche Anforderungen: Die Facility Manager wollen eine Prozessautomatisierung für Wartung & Instandhaltung, das Controlling fordert detaillierte Abrechnungsfunktionen, der Kundenservice wünscht sich ein CRM für die Nutzerkommunikation.

Das Ergebnis? Jeder will etwas anderes – das Projekt wächst ins Unermessliche. Am Ende wird es zu komplex, zu teuer – oder scheitert ganz.

Was Sie tun können:

✅ Prioritäten setzen: Welche Funktionalität bringt den größten Nutzen für den Betrieb? Klären Sie die Kernanforderungen, bevor das Projekt aufgebläht wird.

✅ Schrittweise vorgehen: Statt eine All-in-One-Lösung zu entwickeln, lieber mit einer fokussierten Kernfunktion starten und später gezielt erweitern.

✅ Ein zentrales Projektteam aufstellen, das Anforderungen realistisch bewertet, priorisiert und eine klare Entscheidungsstruktur schafft.

Fazit: Externe Experten sind kein Wundermittel – Unternehmen müssen die Basis schaffen

Viele Unternehmen erwarten, dass Berater, Dienstleister oder Interim Manager ihre Probleme lösen. Aber ohne klare Ziele, eine zentrale Entscheidungsinstanz und ausreichende interne Ressourcen bleibt externe Unterstützung oft wirkungslos. Externe Unterstützung kann helfen – aber nur, wenn die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden.

Wer Digitalisierung mit externen Experten wirklich voranbringen will, sollte sich vorher ein paar Fragen stellen:

• Haben wir konkrete Ziele – oder lassen wir die Experten im Dunkeln tappen?
• Sind unsere Entscheidungswege so gestaltet, dass sie Innovation ermöglichen – oder bremsen wir sie aus?
• Haben wir intern genug Ressourcen, um externe Impulse tatsächlich umzusetzen?
• Haben alle Beteiligten dasselbe Ziel – oder verfolgt jede Abteilung ihre eigenen Prioritäten?

Sind Sie wirklich bereit für externe Unterstützung – oder sorgen Sie unbewusst selbst für den Stillstand?